Kollaboratives Arbeiten mit Microsoft Teams

Im Zuge der Corona-Krise mussten viele Unternehmen ihre Mitarbeiter, ohne große Vorbereitungen treffen zu können, ins Home-Office schicken. Dies brachte eine neue Art der Zusammenarbeit mit sich. Denn nun müssen Konferenzen, Kunden-Termine und die tägliche Kommunikation zwischen Kollegen remote, ohne Kontakt zueinander, stattfinden. Dabei ist Microsoft-Teams eine der Lösungen, die einen deutlichen Anstieg der Nutzerzahlen registrieren. Waren es am 12. März noch 32 Millionen Nutzer, so stieg die Anzahl innerhalb von 7 Tagen auf 44 Millionen tägliche Nutzer. Neu ist die Online-Kollaborationsplattform nicht. Doch welche Lösungen sind in Microsoft-Teams enthalten und wie können diese effizient eingesetzt werden?  

Was genau ist MS Teams? 

MS Teams ist Teil des weitverbreiteten Microsoft 365-Pakets und ist eine Kollaborations-Plattform für Unternehmen. Dabei bietet MS Teams Features, die weit über Chats und Videobesprechungen hinausgehen.  

Alle Apps von Microsoft 365 sind in MS Teams integriert. So können die Microsoft-Dokumente gleichzeitig und in Echtzeit mit den Kollegen und Projektpartnern bearbeitet werden. Die Zusammenarbeit in MS Teams beschränkt sich allerdings nicht nur auf die Microsoft Suite, sondern kann um viele Anwendungen erweitert werden.  

Teams wird in die verschiedenen Menüfelder  „Aktivität“, „Chat“, „Teams“, „Termine“ und „Dateien“ unterteilt. In diesen einzelnen Menüfeldern lassen sich alle Features, die in MS Teams enthalten sind, finden.  

Aktivität

Der Newsfeed zeigt chronologisch sortiert alle aktuellen Neuigkeiten der Teams (siehe unten) und Projekte auf. So werden keine neuen Aktivitäten verpasst und man behält den Überblick über Neuerungen in allen Projekten. 

Chat

Direktnachrichten ermöglichen den Nutzern das Senden von privaten Nachrichten an eine oder mehrere Personen. Vom Chat aus können Audio- sowie Videoanrufe einfach gestartet werden. 

Einzelne Textnachrichten können durch die Funktion „Mit Outlook teilen“ unter „weitere Optionen“ einfach wie eine normale E-Mail versandt werden.  

Im Chat findet der Austausch nicht nur durch Textzeilen statt. Er integriert auch Audio- und Videobesprechungen.  

Konferenzen

Durch die Konferenz-Funktionen können Meetings komplett digital und kollaborativ abgehalten werden. Dabei stehen Funktionen wie Planungshilfe, Notizen, Desktopfreigabe, Aufzeichnung und Chat zur Verfügung. Diese Konferenzen können sowohl geplant als auch ad-hoc stattfinden. Mitglieder eines Kanals und Teams sehen gerade stattfindende Meetings und können durch Klicken daran teilnehmen.  

Beim Öffnen eines geplanten Meetings im Kalender können unter „Meeting options“ weitere Einstellungen zum Meeting getroffen werden. So zum Beispiel steht es dem Organisator offen, wer von den Teilnehmern an der Lobby vorbei und gleich die Konferenz betreten darf, ob Anrufer sofort durchgestellt werden oder wer präsentieren darf. 

Das integrierte Service Stream von Microsoft erlaubt den Benutzern von Teams das Aufzeichnen von Besprechungen und Gruppengesprächen. Hierzu zählt Audio, Video und die Aktivitäten während der gemeinsamen Bildschirmnutzung.  

Gerade im Home-Office oder Großraumbüro möchte man die Privatsphäre sicherstellen. Hier bietet MS Teams die Möglichkeit, während einer Videokonferenz den Hintergrund zu verblassen und sich in ein virtuelles Büro versetzen zu lassen. Noch lassen sich in MS Teams keine eigenen Hintergrundbilder hochladen. Dem kann man allerdings entgehen, indem unter Windows %AppData%\Microsoft\Teams\Backgrounds\Uploads das gewünschte Bild hinzufügt wird. Bei der nächsten Videokonferenz ist der neue Hintergrund zusammen mit den vorinstallierten Hintergründen unter „Weitere Optionen“ – „Hintergrundeffekte anzeigen“ zu finden.  

Während einer Präsentation möchte man nur ungern seinem Kollegen ins Wort fallen. Hierfür gibt es die Funktion „Hand heben“. In der Teilnehmerliste erscheint neben dem Namen eine Hand, sodass signalisiert wird, dass man etwas zu sagen hat.  

Teams

MS Teams ermöglicht das Anlegen von Teams, zu denen sowohl Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens hinzugefügt werden können. Dabei stehen in einem Team mehrere Kanäle zur Verfügung, die jeweils aus Registerkarten bestehen. Standardmäßig gehören dazu Beiträge, also dem Chat, und Dateien – weitere Registerkarten, wie zum Beispiel der Planner, können hinzugefügt werden. So können Kanäle zu verschiedenen Themen- und Aufgabengebieten erstellt werden.

Mit Tags können nur bestimmte Personen eines Teams erreicht werden, ohne ein extra Unter-Team zu erstellen. Tags können einem Team unter dem Menüfeld Teams unter „Weitere Optionen“ mit „Tags verwalten“ hinzugefügt werden. Hier können einzelnen Personen Tags zugewiesen werden. Wird ein Tag in @Erwähnung verwendet, so erhalten alle Personen, denen diese Kategorie zugewiesen wurde, eine Benachrichtigung. 

In einem Gespräch unter „Weitere Optionen“ lässt sich mit „Benachrichtigungen ausschalten/ einschalten“ die Benachrichtigungen über Aktivitäten des Teams ausschalten, um in Ruhe zu arbeiten. Auf diese Weise können auch einzelne Chats stummgeschaltet werden. 

Termine

Unter dem Reiter „Termine“ sind die Termine aus Teams, sowie auch dem Outlook-Kalender aufgeführt. Hier können neue Besprechungen geplant werden. Vor der geplanten Konferenz erhält man ein Erinnerungs-Ping, um auf den Termin aufmerksam gemacht zu werden. 

Dateien/ Cloud-Speicher

Dateien, die über Teams hochgeladen werden, werden über eine Cloud geteilt. Dateien sind in die verschiedenen Ansichten „Zuletzt verwendet“, „Microsoft Teams“, „OneDrive“ und „Downloads“ aufgeführt. Alle Dateien können von Teams aus geöffnet und bearbeitet werden und werden automatisch gespeichert.  

Wir von Pusch-Data verwenden die Microsoft 365-Suite sowie MS Teams bereits seit langer Zeit und sehen vor allem in der jetzigen Situation den Vorteil der Kollaborations-Plattform. Ohne Einschränkungen können wir weiterhin gemeinsam Arbeiten und Kundentermine abhalten.  

Überlegen auch Sie zur Microsoft 356-Suite zu wechseln und interessieren sich für MS Teams und wollen mehr über das Kollaborations-Tool erfahren? Sehr gerne steht Ihnen unser Team für eine individuelle Beratung zur Seite – kontaktieren Sie uns.