Neue Tools erfolgreich einführen

Die Implementierung einer neuen Software im Betrieb ist häufig komplexer als gedacht. Denn es reicht nicht, die neue Software zu installieren und zu hoffen, dass sie von allen Mitarbeitern angenommen und benutzt wird. Selbst bei kleineren Unternehmen kann deshalb eine Softwareeinführung eine äußerst komplexe und anspruchsvolle Aufgabe sein, welche oft noch unterschätzt wird. In diesem Blogeintrag wollen wir Fehler, die oft mit der Einführung einer neuen Software einhergehen, offen legen und aufzeigen, wie man am besten eine Softwareeinführung angeht.  

Eine neue Software kann nicht in kurzer Zeit eingeführt und dann von allen Kollegen produktiv genutzt werden. Die Einführung eines neuen Tools muss immer im Kontext mit dem Change-Management eines Unternehmens gesehen werden. Bei der Einführung können viele Fehler gemacht werden, welche den Erfolg der Software negativ beeinflussen können. 

Der dringliche Bedarf einer neuen Software bringt immer das Risiko des spontanen und umgeplanten Handelns mit sich. Dadurch kann die Einführung als Projekt oftmals nicht ausreichend vorbereitet werden. Das Vorgehen zur Einführung sollte deshalb genau geplant und der Status regelmäßig überprüft werden. Hierbei ist es besonders hilfreich, einen Projektleiter festzulegen, der alles im Blick hat und über die Projekt-Mitarbeiter bestimmen kann. 

Mitarbeiter sind nicht ausreichend im neuen Tool geschult und nutzen es daher nur nach bestem Wissen und Gewissen. Dabei wird der Nutzen des Tools nicht vollkommen ausgeschöpft. So kann es zu höheren Projekt- und Betriebskosten kommen, da den Mitarbeitern methodisches, technisches oder fachliches Wissen fehlt. Hier ist es hilfreich, wenn die Software eine gute Benutzerfreundlichkeit hat, eine transparente interne Kommunikation gepflegt wird sowie fehlendes Fachwissen bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern umfassend geschult und, wenn nötig, Expertise extern eingekauft wird.  

Außerdem fällt es Mitarbeitern oft schwer, sich auf unbekannte Arbeitsabläufe einzulassen, wenn sie vor „vollendete Tatsachen“ gestellt werden und nicht von Beginn an Teil der Einführung sind. Mit einem noch größeren Widerstand ist durch Anwender zu rechnen, die durch die Einführung einer neuen Lösung an Standing verlieren. Projekte sollten daher immer einen Veränderungsprozess mit einschließen, bei dem der User, also die Mitarbeiter, im Vordergrund stehen. Mitarbeiter sollten so früh wie möglich mit einbezogen werden, um die Akzeptanz gegenüber der Software zu steigern und um ersten Missverständnissen aus dem Weg zu gehen. Denn am Ende sind es die Mitarbeiter, die mit dem neuen Tool arbeiten und es verstehen müssen.  

Unternehmen äußern oft den fehlenden Nutzen einer Software, weshalb sie von den Mitarbeitern nicht eingesetzt wird. Hier wird allerdings oft Ursache und Wirkung verwechselt. Eine Software, die nur installiert, allerdings nicht geschult und an die Arbeitsweise angepasst wird, kann keine Akzeptanz erzielen. Die Ursache für eine mangelnde Akzeptanz liegt also an einer schlechten Softwareeinführung oder einer falsch getroffenen Make–or–buy-Entscheidung. 

Erst nach der Einführung und im täglichen Betrieb zeigen sich Fehler und Aspekte, an die man während der Planphase nicht gedacht hat, bzw. die erst bei Benutzung offen gelegt werden. Hier gilt es, die Software weiterhin nach den eigenen Anforderungen anzupassen. Denn wer nicht „weiterdenkt“ kann die Software nicht optimal an die Gegebenheiten anpassen und so niemals den vollkommenen Nutzen aus ihr ziehen. So sollten Mitarbeiter bei Neuerungen in der Software erneut geschult werden, um einen optimalen Einsatz weiterhin zu gewährleisten. Die Zeit nach der Einführung ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess: Verfahren implementieren, Optimierungsvorschläge sammeln, bewerten und umsetzen. 

Die gezielte und geplante Einführung einer Software ist ein notwendiger Schritt, ganz gleich wie leicht sie auch anwendbar scheint. Dabei hängt der Umfang der Einführung von der Art der Software und den Zielen, die damit erreicht werden sollten, ab. Im gesamten Prozess stellt der Mitarbeiter den wichtigsten Faktor dar, der überzeugt und mit eingebunden werden muss – denn sollten sie die Software nicht akzeptieren, wird sie nicht genutzt und erzielt somit keinen Nutzen. Deshalb ist eine strukturierte und geplante Softwareeinführung dringen notwendig.  

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