Partnervorstellung: ecoDMS

zuletzt aktualisiert am 22. November 2018

ecoDMS bietet Ihnen ein plattformunabhängiges Archivsystem, mit dem Sie alle Dokumente scannen, archivieren, verwalten und schnell wiederfinden können. Durch eine intelligente Dokumentenerkennung kann die Dokumentenzugehörigkeit automatisch ermittelt und Daten an der richtigen Stelle für die zuständigen Anwender abgelegt werden. Auf Ihre Dokumente können Sie zu jeder Zeit und überall zugreifen via Desktop-Client, Smartphone, Tablet oder Weboberfläche.

Die Kombination aus OpenSource Komponenten, zusammen mit der Eigenentwicklung und einem völlig neuartigen und zeitgerechten Vertriebsmodell, hat auf dem Softwaremarkt neue Wege in Sachen “Digitalisierung und Archivierung” eröffnet. Mit diesem Modell hebt sich ecoDMS von zahlreichen Mitbewerbern im DMS-Sektor ab.

Mit dem modernen Archivsystem können Sie jegliche Dokumente und Informationen am PC, Smartphone und Tablet scannen, archivieren, verwalten und wiederfinden. ecoDMS macht Ihnen die Archivierung und Verwaltung der Dokumente komfortabel und einfach, denn alle Unterlagen können mit nur wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne weiteres Zutun klassifiziert werden. Mittels einer intelligenten Vorlagenerkennung ermittelt ecoDMS die Dokumentenzugehörigkeit und legt Ihre Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab. Der Zugriff auf das Archiv ist plattform- und standort-unabhängig via Desktop- und Webclient möglich. Die eingebaute Texterkennung und zahlreiche Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Alle ihre Daten werden von ecoDMS sicher in Containern und einer Datenbank gespeichert und werden nicht auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder „einfach manipulierbar“ auf dem Dateisystem gesichert. ecoDMS bietet Ihnen unter anderem ein undenkliches Speichervolumen, in dem sie beliebige Dateiformate archivieren können.  Eine intelligente Suchfunktion und Filtermöglichkeit, bei der Sie zwischen Volltextsuche, Attributsuche, Filtervorlagen und vielem mehr unterscheiden können, ermöglicht Ihnen ein effizientes und zeitsparendes Suchen nach den relevanten Dokumenten. Aber nicht nur digitale Dokumente sondern auch eingescannte Papierdokumente können ganz einfach mit ecoDMS archiviert werden.

Mit ecoMAILZ können aktuelle und bestehende E-Mails inklusive deren Anhänge automatisch, gesetzeskonform und direkt vom Mailserver archiviert werden. Das Startdatum der E-Mailarchivierung kann flexibel vom Nutzer festgelegt werden. Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mail-Archivierung nachzukommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen, arbeitet ecoMAILZ mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Hierbei erhält jede Nachricht einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden. Auch hier liegen alle Ihre Daten sicher bei Ihnen in Containern und nicht auf fremden Servern. ecoMailz bietet volle Funktionalität für wenig Geld. Zu den Funktionen von ecoMAILZ gehört neben der automatischen Volltexterkennung von E-Mails und Anhängen auch beispielsweise Intelligente Suchfunktionen, modernes Container-Speichersystem und unbegrenzte Dokumentenspeicherung.

Für ecoDMS spricht die enorme Zeitersparnis bei der Ablage und Suche nach Dokumenten. Sie haben eine optimale Übersicht über all Ihre Dokumente von der sie standortunabhängig zugreifen können. Ihre Dokumente liegen einem besonderen Schutz, da nur Personen mit Berechtigung auf die Dokumente zugreifen können. Mit Hilfe von ecoDMS ist Schluss mit der unübersichtlichen und chaotischen Dokumentenverwaltung. Mit der neuen Version von ecoDMS können Sie mit dem integrierten PDF Editor nun Vermerke, Informationen und Bilder auf Ihre PDF-Datei aufbringen. Ebenfalls beinhaltet die neue Version ein mehrstufiges Löschkonzept, welches sich an den gesetzlichen Anforderungen zum Thema „Datenschutz“ und „GoBD“ orientiert. So können Dokumente in einen virtuellen Papierkorb verschieben und von da aus von autorisierten Benutzern endgültig aus dem Archiv gelöscht werden. Bringen Sie Ordnung in Ihr Chaos und sparen Sie sich ihre wertvolle Zeit für Ihre Kernkompetenzen auf.